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Angesichts der steigenden Energiepreise und auch gestiegener Lohnkosten haben sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten die vom Vermieter auf den Mieter umlagefähigen Mietnebenkosten teils dramatisch erhöht. Die Rede ist hier schon von der „zweiten Miete“.

Über die Mietnebenkosten ist jährlich abzurechnen. Dies stellt Vermieter, insbesondere private Vermieter aber auch die Mieter jedes Jahr vor neue Herausforderungen und Probleme.

Für den Vermieter gilt es zu klären, welche Kosten sind umlagefähig, nach welchem Maßstab sind umlagefähige Kosten auf einzelne Mietparteien zu verteilen und welche Formalien sind für eine ordnungsgemäße Mietnebenkostenabrechnung zu beachten.

Welche Mietnebenkosten der Vermieter überhaupt auf den Mieter umlegen kann, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Zu den grundsätzlich umlagefähigen Betriebskosten gehören beispielsweise die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung, der Entwässerung, die Heiz- und Warmwasserkosten usw., umlagefähig sind auch Kosten der Wartung und Instandhaltung. Demgegenüber sind Kosten für Reparaturen oder Instandsetzungen nicht umlagefähig, da diese mit der Miete abgegolten sind. Wichtig ist, dass die BetrKV nur festlegt, welche Nebenkostenabrechnungen überhaupt zulässig auf den Mieter umgelegt werden können. Maßgeblich dafür, ob Nebenkosten überhaupt umgelegt werden können und wenn ja, ist jedoch stets der Mietvertrag. Hier können besondere Probleme für den Vermieter entstehen, wenn er mit verschiedenen Mietern unterschiedliche Mietverträge geschlossen hat. Hierzu kommt es häufig, wenn bei langjährig bestehenden Mietverhältnissen noch ältere Mietverträge bestehen.

Hinsichtlich des jeweiligen Umlagemaßstabes gilt gleichfalls der Mietvertrag, falls dies dort geregelt ist. Ansonsten kann der Vermieter diesen wählen, solange er sachgerecht und nicht willkürlich ist und nicht eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorgeschrieben oder möglich ist. Überwiegend ist bei Mehrfamilienhäusern nach der Wohnfläche abzurechnen. Möglich ist auch die Verteilung nach Anzahl der gemeldeten Personen, beispielsweise bei der Müllabfuhr. 

Zu den zu beachtenden Formalien gehört, dass der Vermieter für die jeweils umlagefähige Nebenposition die Gesamtkosten, den Umlagemaßstab, die sich daraus ergebenden Einzelkosten (beispielsweise Euro je Quadratmeter) und wiederum die sich daraus ergebenden anteiligen Kosten des Mieters ausweisen muss. Dies hat in einer geordneten und übersichtlichen Aufstellung zu erfolgen.

Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung ist für den Vermieter bei Beachtung aller vorstehenden Punkte nicht einfach. Hat der Vermieter die Abrechnung erstellt, 

so steht der Mieter vor dem Problem diese zu verstehen, nachzuvollziehen und zu überprüfen, insbesondere dahingehend, ob die umgelegten Positionen nach dem Gesetz und dem maßgeblichen Mietvertrag tatsächlich umgelegt werden können, ob die Umlage sachlich und rechnerisch richtig erfolgt ist usw.

Zudem stellt sich die Frage, ob der Mieter berechtigt ist, die der Abrechnung zugrundeliegenden Kostenpositionen zu überprüfen. Hier war es nach der gefestigten Rechtsprechung schon seit geraumer Zeit so, dass der Mieter vollständigen Einblick in die Kostenbelege verlangen konnte,

um die in die Abrechnung insgesamt eingestellten Kostenpositionen überprüfen zu können. Dabei konnte der Vermieter auf die Einsicht in den Räumen des Vermieters oder beispielsweise bei der Hausverwaltung verweisen. Eine Übersendung von Kopien konnte der Mieter nur in Ausnahme-fällen und dann auch nur gegen Kostenerstattung verlangen.

Diese Kontrollrechte hat der Bundesgerichtshof in einer jüngeren Entscheidung nunmehr erweitert (BGH-Urteil vom 09.12.2020 Aktenzeichen VIII ZR 118/19). Danach kann der Mieter nicht nur Einsicht in die Kostenbelege, sondern auch Einsicht in die tatsächlichen Zahlungsbelege verlangen. Dies versetzt den Mieter in die Lage nicht nur zu überprüfen, ob die umgelegten Kosten in Rechnung gestellt wurden, sondern ob diese vom Vermieter auch tatsächlich aufgewendet und bezahlt wurden oder ob beispielsweise der Rechnungssteller Preisnachlässe gewährt hat, die in der jeweiligen Rechnung nicht ausgewiesen wurden. Damit kann der Mieter nunmehr auch die Berechtigung der Beträge überprüfen, die er zahlen soll.

Angesichts der erheblichen Schwierigkeiten, die die Erstellung einer vollständig formgerechten und richtigen Mietnebenkostenabrechnung dem privaten Vermieter bereitet und die bei der Überprüfung auch für den Mieter bestehen können, sollte gerade in dem Bereich langfristiger und vertrauensvoller Mietverhältnisse im privaten Vermieterbereich häufig ein klärendes Gespräch zwischen den Mietvertragsparteien und eine gütliche Einigung weit ratsamer sein, als auf einer vollständigen rechtlich 100 %igen und centgenauen Betriebskostenabrechnung zu bestehen. Selten steht bei abweichenden Meinungen böser Wille der einen oder anderen Seite im Raum. 

Meinungsverschiedenheiten über einige wenige Euro rechtfertigen häufig nicht die Belastung eines vertrauensvollen Mietverhältnisses durch kleinlichen Streit. Wir wünschen allen Mietern und Vermietern ein gutes Gelingen bei der Regelung der diesjährigen Betriebskostenumlage. Bei größeren oder unlösbaren Problemen empfiehlt es sich jedoch, anwaltlichen Rat und Hilfe zu suchen, um Rechtssicherheit zu haben und jedenfalls künftige unnötige Belastungen des Mietverhältnisses zu vermeiden.

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